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企业签约仪式前需要准备什么？活动策划公司

时间：2019-03-01

签约仪式通常指订立合同、协议的各方在合同、协议正式签署时所正式举行的仪式。虽然时间不长，却是活动中最重要的一环，其成功与否直接关系到企业的形象。要想在签约仪式上不出差错，前期需要做大量的准备工作。今天西安活动策划公司——凯发文化将为大家做简单介绍。
（1）确定参加签字仪式的人员
1、签字人：签字人是代表一个政府或企业进行签字的人员，所以，签字人的选择十分关键。如果是国家级项目，则由国家领导人签字，如果是地区、部门之间的协议，则一般由企业法人代表签字。注意：不管是哪一级，双方签字人的身份应该大致对等。
2、助签人：助签人主要负责洽谈有关签字仪式的细节并在签字仪式上帮助翻阅与传递文本、指名签字处。一般双方的助签人由缔约双方共同商定。
3、出席签字仪式的人员基本上是参加会谈或谈判的全体人员。如一方要求让某些未参加会谈或谈判的人员出席签字仪式，应事先取得对方的同意，另一方应予以认可。双方与会人员数量最好大体相等。不少国家与企业为了表示对签字仪式的重视，往往由更高级别或更多的领导人出席签字仪式。
（2）签字前的筹备工作
1、签字文本的准备：在筹备签约仪式前，首先应该准备好签字文本。负责为签字仪式提供待签合同文本的主方，应会同有关各方一道指定专人，共同负责合同的定稿、校对、印刷、装订、盖火漆印工作。通常应为在合同上正式签字的有关各方均提供一份待签的合同文本。必要时，还可再向各方提供一份副本。
签署涉外商务合同时，合同文本应该比照国际惯例，同时使用有关各方法定的官方语言，或使用国际上通行的英文、法文。此外，也可同时并用有关各方法定的官方语言与英文或法文。
注意：待签的合同文本应以精美的白纸印制而成，按大八开的规格装订成册，并以高档质料，如真皮、金属、软木等作为其封面。
2、签字物品：西安活动策划公司提醒大家，要提前准备好签字用的文具、国旗等物品。
3、服饰准备：在签约仪式前一定要规范好签约人员的服饰。按照礼仪规范，签字人、助签人以及随员，在出席签字仪式时，应当穿着具有礼服性质的深色西装套装、西装套裙，并配以白色衬衫与深色皮鞋，男士还必须系上单色领带。在签字仪式上露面的礼仪、接待人员，可以穿自己的工作制服，或是旗袍一类的礼仪性服装。
4、签字厅的布置：由于签字仪式分类不同，各地乃至各国的风俗习惯不同，因而签字仪式的安排和签字厅的布置也不尽相同。签约仪式大厅有常设专用的，也有临时以会议厅、会客室来代替的，但一般要选择较有影响的、结构庄严的、宽敞明亮的、适宜于签字的大厅。
布置的总原则是要庄重、整洁、清静。室内铺满地毯，除了必要的签字用的桌椅外，其他的一切陈设都不需要。正规的签字桌应为长桌，上面铺设深绿色的台布。
在力所能及的范围内，签字仪式一定要郑重其事，认真严肃。在签约仪式大厅最引人注目的莫过于举行签约仪式时座次的排列方式问题。一般举行签字仪式时，有三种座次排列方式： 
并列式排座是举行双边签约仪式时最常见的形式。它的基本做法是：签字桌在室内面门横放。双方出席仪式的全体人员在签字桌之后并排排列，双方签字人员居中面门而坐，客方居右，主方居左。
相对式签约仪式的排座，与并列式签约仪式的排座基本相同，只是相对式排座将双边参加签字仪式的随员席移至签字人的对面。
主席式排座，主要适用于多边签字仪式。其操作特点是两张签字桌仍须在室内横放，签字席仍须设在桌后面对正门，但只设一个，并且不固定其就座者。举行仪式时，所有各方人员，包括签字人在内，皆应背对正门、面向签字席就座。签字时，各方签字人应以规定的先后顺序依次走上签字席就座签字，然后即应退回原处就座。
5、签字桌：我国举行的签约仪式，通常是在签字厅内设置长方桌作为签字桌。桌面上覆盖深绿色的台呢。台呢色彩的选择，要考虑对对方的习惯与忌讳。桌牌要包括领导姓名等信息。桌后放两把椅子，面对正门主左右客作为双方签字人的座位。
座前桌上摆放各方保存的文本，文本前方分别放置签字用的用具，中间摆放一个旗架，悬挂签字双方的旗帜，主方国与客方国旗帜悬挂的方位是面对正门客右主左，即各方的国旗须插放在该方签字人座椅的正前方。另外，还要与对方商定助签人员的安排，以及安排双方助签人员洽谈有关细节。
按照礼仪规范，签字桌应横放于室内。签字人在就座时，一般应当面对正门。在其后，可以摆放适量的坐椅。在签字桌上，按照惯例应当事先安放好待签的合同文本以及签字笔、吸墨器等签字时所用的文具。与外商签署涉外商务合同时，还需在签字桌上插放有关各方的国旗。插放国旗时，其位置与顺序必须按照礼宾序列而行。例如，签署双边性涉外商务合同时，有关各方的国旗须插放在该方签字人坐椅的正前方。
签字时，各方代表的座次是由主方预先安排好的。主办方在签字桌左侧，客方在右，当一排人满后，要遵循自左向右，前高后低的原则。在签署多边性合同时，通常情况下只设一个签字椅。各方签字人在签字时，依照各方事先商议的先后顺序，依次上前签字即可。
除了上述五点之外，西安活动策划公司提醒以下几个细节也是签约仪式筹备前需要注意的：
1、提前做好各项准备工作，确定双方签字人，安排签约仪式时间，至少在活动开始前一周发出邀请函。在确定签约仪式的时间时，要避开周末和节假日，以方便参会人员出席。
2、签约场地一般选择在会议室、酒店、洽谈室等，尽量选择交通便利的活动场所，要征得签约双方企业的同意。
3、签到墙、背景板要包含签约仪式信息、双方企业单位，主视觉设计要风格一致，贴合签约仪式的主题。
4、签约合同一般由签约仪式的主办方准备。在决定正式签署合同时，就应当拟定合同的最终文本，它应当是正式的、不再进行任何更改的标准文本。
5、确定主持人和领导发言人的讲话稿。
6、物料准备充足，签字笔、酒杯、水果、音响设备、胸花、茶叶和水、手提袋、会议资料等，在签约仪式开始前检查，至少两人确认。
7、做好现场工作人员分工，现场的执行团队做好分工，维持现场秩序，提高工作效率，
8、提前联系礼仪公司。
9、预约相关媒体到场。
10、安排好接待车辆。
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