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会议公司策划会议前需做哪些准备？|会议策划

时间：2019-03-11

多年来，国内的会议活动越来越多，虽然说会议行业蓬勃发展，但是会议活动的执行质量却不能有多大的保证，如果现场突然发现状况的话，那么怎么样才能保证这一场活动能够顺利执行呢？下面西安会议策划公司——凯发文化为大家说说有关会议策划前需要准备的流程以及注意事项的详情！
在做会议策划以及活动准备的时候，需要注意三个部分：客户、场地和内部协调。
1、客户经常会有源源不断的新想法，因此需要工作人员的应变能力高，并且要尽量满足客户的需求，无论现场情况有多困难，都要尽力想方法解决。所有需要确认的东西，都要找到客户的人事确认，如有必要，例如增项和大部分修改，需要与客户签订确认函。
2、场地的选择与沟通。会议策划好了之后，在活动开始之前，一定要尽最大努力让场地方完全配合此次活动，包括时间、现场布置以及活动搭建调整等事项。
西安会议策划公司——凯发文化提醒在会议策划好了之后在场地的选择上还要考虑以下两点：
一方面要考虑场地的品味和格调，看是否与发布会的内容保持统一。
另一方面要考虑实用性与方便性，会议厅的容纳人数是否能满足发布会的需求，发布会需要的设备是否齐全，交通是否便利，泊车是否方便。
会议策划好了之后现场布置需要注意的地方：
背景布置。背景板颜色、字体是否美观大方，颜色可以企业VI为基准。
酒店外围布置。酒店是否允许飘空气球，是否可以设置横幅、拱形门等。
(3) 相关设备要在发布会开始前反复调试，保证活动过程不出故障。
内部沟通协调，会议策划好之后，活动前的项目安排必须要有明确的现场分工，要保证信息沟通顺畅，配合默契。活动正式开始之前，总统筹需要把控好每个环节，特别是物料、搭建和活动流程。要保证物料和搭建全部按计划到位，反复核对无遗漏。活动开始之前要进行至少2次的正式全程彩排，保护活动流程顺畅无差错。

西安会议策划公司——凯发文化成立于2000年，一直致力于为企事业单位提供会议服务。
服务涵盖：新产品宣传推广会、大型的培训沟通会议、招股说明会、项目竞标会、行业峰会、新闻发布会、巡回展示会、答谢宴会、商业论坛、项目说明会、项目发布会等。
大型会议的策划和执行具有任务多、事务杂、签到难、协作烦、统计难等等难点，西安凯发提供一套专业的全流程解决方案，贯穿会前、会中、会后，为会务组节省心力、提高效率，并优化参会者的参会体验。

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