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西安会议策划公司，如何执行企业发布会？

时间：2021-12-06

为迅速提高企业新品在行业市场的占有率，树立企业全新的品牌形象，策划执行企业新品发布会成了很多企业推广新品的一种重要手段。发布会代表的是企业的形象，邀请的更是重要客户、行业专家以及社会大众媒体，现场执行不容出一点差错。然而企业新品发布会的策划执行涉及多个部门、多道环节，流程颇多，实在复杂，需要执行人员具有丰富的执行经验，心思周全。接下来西安会议策划公司——凯发文化将结合多年的工作经验说说执行企业发布会时的注意要点。
1、时间
在挑选企业发布会的时间时，要注意避开重大的事件、会议，以免记者无法出席会议。不过可以趋近于某些与企业相关性较大的热门事件发生的时间，以达到借势宣传的效果。同时在时间选择上，建议选择人们容易记起的日子，如节日、月初、月末等，也要避开一些禁忌日。如果是周天或其他节假日，可以考虑在下午进行。
2、场地
选择会议场地时，需综合考虑到以下几个方面：
（1）品位与风格
场地室内或者室外都可以，但建议选择室内，不易受环境因素影响，各方面配套设施也相对好些。可选择五星级或四星级酒店的会议大厅。
另外，非正式的会议，或离自然、健康较近的产品属性，可以选择在避暑山庄等地召开。
酒店也有不同的风格，不同的定位，酒店的风格要与发布会的内容相统一。
（2）实用性与经济性
挑选酒店时，应考虑到会议厅容纳人数？主席台的大小？投影设备、电源？布景、胸部麦克风、远程麦克风？相关服务如何？住宿、酒品、食物、饮料的提供？价钱是否合理？有没有空间的浪费？
（3）方便性
离主要媒体、重要人物的远近，交通是否便利，泊车是否方便？
3、现场布置
（1）背景布置：主题背景板，内容含本次发布会的主题、会议日期，召开城市可写可不写。颜色、字体应美观大方，颜色以企业VI为基准。
（2）酒店外围布置：如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等，各个酒店有所不同，有的允许，有的不允许。
（3）席位摆放：发布会的座位摆放一般为主席台加下面的课桌式摆放，有的非正式、讨论性质的会议是圆桌摆放式。要确定主席台人员，摆放原则：“职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后”。同时要预留一些席位，一般在后面会准备一些无桌子的坐席。
4、相关设备在发布会前要反复调试，保证不出故障。
5、签到与迎接：一般在大堂、电梯口、转弯处有导引指示欢迎牌，一般酒店有这项服务。事先可请好礼仪小姐迎宾。一般发布会要求与会者留下名片，执行人员需准备好“请赐名片”盒。
6、现场控制
现场控制是体现总协调人应变能力的一环。发布会的执行人员必须做好以下几项工作：
（1）预防变数的发生。西安会议策划公司建议执行人员与会议前一天组织所有人员进行一次排练，以免活动当天现场出现一些低级错误；
（2）提前预测到各种意外状况并且准备好备选方案；
（3）注意积累现场的灵活应变的处理技巧。
7、对于前来的上级领导、经销商要有专人陪同和沟通；对于前来的记者，应该一视同仁，对于记者个人挖掘的新闻一般不宜转告他人。
为了更好的控制现场气氛，总协调人需提前与会议主持人充分沟通，让他对整个会议的风格有个大致的了解与把握。
在产品的演示讲解过程中，可以借助一些现代科技手段，结合做好的示意图、三维图形、录相、幻灯片等，以方便与会者理解。
答记者问上，一般由一位主答人负责回答，如涉及到专业性强的问题，可由他人辅助。发布会前要准备好记者答问备忘提纲，并事先取得一致意见，尤其是主答和辅助答问者要取得共识。
在发布会的过程中，主答人对于记者的提问应该认真作答；对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止；对于涉及到企业秘密的问题，有的可以直接、礼貌地告知是企业机密，记者也可以理解，有的则可以委婉作答，不宜采取“无可奉告”的方式；对于复杂而需要大量的解释的问题，可以先简单答出要点，邀请其在会后探讨。
8、整个会议应有正式的结尾。如果发布会安排在晚餐或午餐前结束，应该有酒会或自助宴会等，在会议结束时，由主持人通知时间与地点。发布会后，宴会前，一般在贵宾室安排更深入的采访。
大型会议的策划和执行具有任务多、事务杂、签到难、协作烦、统计难等等难点，西安会议策划公司——西安凯发提供一套专业的全流程解决方案，贯穿会前、会中、会后，为会务组节省心力、提高效率，并优化参会者的参会体验。
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