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西安会议策划公司，如何提高会议纪要质量？

时间：2019-07-23

作为一名出色的秘书助理，除了要精明干练、执行力强之外，各种工作技能更要求满分。其中会议纪要就是秘书助理必须掌握的一门企业公文，这项技能很多人都会，但是却很难写好，令人满意。接下来西安会议策划公司——凯发文化将和大家聊聊会议纪要很难写出色的原因以及如何写出一份高质量的会议纪要。
会议纪要是在会议记录基础上经过加工、整理出来的一种记叙性和介绍性的文件，包括会议的基本情况、主要精神及中心内容，便于向上级汇报或向有关人员传达及分发，起具体指导和规范的作用。整理加工时或按会议程序记叙，或按会议内容概括出来的几个问题逐一叙述。
不同于会议记录，会议纪要要求写作人员集中、综合地反映会议的主要议定事项，其行文方向也比较灵活，可以是上行文、下行文和平行文。要求会议程序清楚，目的明确，中心突出，概括准确，层次分明，语言简练。
很多人知道会议纪要的写作模式，但是交上去的东西却总是令人不满意，领导不愿意看到那么多繁琐的文字，公司其他同事也嫌内容冗杂，不明白自己接下来该如何执行领导的指示，结果落得个“两头不讨好”的命运。究其原因，主要是这几个方面没做好：
（1）不能将会议信息简单、清晰的表述出来。
（2）没有搞清楚会议纪要是给谁看的？须知会议纪要多以邮件、文档的形式呈现，不同的呈现对象，写作的侧重点也是不一样的。会议纪要则主要给三类人看：整个团队、领导、执行者。
给整个团队：要达到的目标是什么？不同人需要做的工作分别是什么？
给领导的：会议目标是什么？如何完成？是否需要领导给出意见或支持？
给执行者：要完成的任务目标是什么？需要做什么？怎么做？时间节点是什么？
（3）会议纪要没有侧重点。通知类的会议和讨论类的会议的侧重点不一样，通知类会议侧重于记录会议项目是否需要与会者出力？时间计划有无要求？还是仅仅在了解层面？讨论类会议会议记录还需包括有价值的会议信息。
（4）会议纪要内容排版不当，信息无法高效传递。
为了提高会议纪要的质量，西安会议策划公司表示以下三点是大家需要注意的：
1、在会议内容的取舍上，要“去粗取精”，抓住会议的主要议题，把握议题的侧重点，侧重表述已经取得的一致的或基本一致的意见。要从三个方面着手：
（1）围绕会议研究的中心议题“取精”。中心议题就是会议应研究和解决的主要问题。写作人员应把与中心议题关系密切的主要意见尽量写充分、写完整。对于中心议题不甚明确，或者多个议题且难分主次的会议，应把难分主次的几个问题视为一个中心议题中的几个子议题，放在基本同等的位置上，分题归纳整理。在纪要的正文中明确写成“一、关于×××问题”、“二、关于×××问题”等。
（2）围绕与会人员取得的一致性意见“取精”。对于起指导作用的会议纪要，应表述与会人员在讨论中形成的一致意见或基本一致的意见；对于不一致的言论，应对各种意见进行认真的研究，然后归纳整理成一份完全一致或基本一致的意见；对少数人提出的意见，如果没有被会议否定，也应该采纳；对于分歧较大的意见，若没有被统一认识则不必写入会议纪要中去。
（3）围绕会议主持人的总结性讲话“取精”。一定要重视会议结束后主持人的总结性讲话，在写入纪要时，要言简意赅，但必须把问题说明白，讲清楚。
2、在决定事项的表达上，要注意做到“滴水不漏”，把握议题的相关点。首先语言表达上须准确，防止出现歧义。其次要注意重要决定的依据性，防止互相矛盾。另外，要注意付诸实施的可行性，防止影响操作。
3、在写作的方法和体式上，要注意“从实际出发”，把握基本点。
（1）会议纪要的标题。基本的形式有三种：一是会议名称与文种的组合；二是召集会议单位名称、会议内容与文种三者的组合；三是有固定形式的会议，如领导碰头会等，也可以直接用会议的次数与文种的组合。标题形式依据会议的具体情况而定。
（2）会议纪要的内容。一般可由两部分组成，即会议概况和正文部分。
会议概况主要写主持开会的单位、会议名称、时间、地点、参加人员（出席人、列席人）及会议研究的中心议题等。概况应力求简要，有时可以只写上述方面的部分内容。参加会议人员也可以在正文后面独立成段。
正文部分在写作方法上一般采取以下三种：一是按照会议研究的顺序分条排列，逐个说明会议研究了什么问题，做出了什么决定；二是按会议所研究、决定的内容，将主体分为几个部分；三是把会议所涉及的问题和与会人员的意见按性质分类，归纳成几个问题来写。
在西安会议策划公司看来，只要明确给出对象，详略得当，主次分明，语言准确，清晰明了，排版布局一目了然，就可以大大提升会议纪要的质量。
西安凯发庆典礼仪服务有限公司成立于2000年，一直致力于为企事业单位提供会议服务。
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