凯发

029-81615381
您的当前位置：主页 > 新闻动态 > 公司动态 >

西安会议策划公司，如何安排会议议程？

时间：2021-12-06

对于职场人士来说，大大小小的会议想必已经令人烦不胜烦了，甚至有的时候上司会直接让你单独负责安排整场会议，这对个人的综合能力提出了很高的要求。初次接触这项任务不少人都觉得头大，无从下手，不知道该如何制定会议主题、安排会议议程，其实只要掌握了会议议程的基本知识，多操作几次就熟练了。接下来西安会议策划公司——凯发文化将为大家介绍一下如何安排会议议程，希望能帮到大家。
先来看看什么是会议议程？会议议程指会议组织人员对整个会议议题性活动顺序的总体安排，不包括会议期间的仪式性、辅助性的活动。其目的在于帮助会议顺利召开，主要包括两层含义，一指会议的议事程序，二指列入会议的各项议题。目前大中型的会议议程主要包括：开幕式（上司和来宾致辞）、上司做报告、分组讨论、大会发言、参观或其他活动、会议总结（宣读决议）、闭幕式。
与会者通过了解会议议程，可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，及时获得有效信息。同时会议议程也是一个有效的沟通平台，一个高效的市场管理工具。会务组可根据会议内容制定相关流程，安排会议行程。通常情况下，会议议程一旦做了制定和安排，基本上就不能再做更改。
制定会议议程时，首先要明确目标和参加者，然后安排各议程事项的时间，接着确定每一项议程，再决定会议讨论形式。下面再随小编了解一下该如何撰写会议议程吧：
（1）标题：居中写“会议议程”或“xxx会议议程”，字号通常为二号字体。
（2）会议时间：xx年xx月xx日xx时xx分，需要住宿和控制时间的会议，应提前告知参会者前来报到、登记或签到。签到时间在会议开始前20分钟左右即可。
（3）会议地点：根据参会人数，选择有足够座位的会议室，对路途较远的参会人员，要提前安排好住宿地点。
（4）参会人员：组织者需分别列出参会的人员、嘉宾、单位或部门，重点人员应由会议主持人单独注明工作岗位及职务等信息。
（5）会议主题：即能概况整个会议内容的标题。
（6）会议议程：以会议进行的时间节点为顺序，分条列出整个会议需要举行的内容。
（7）注意事项：作为会议议程的补充内容，向参会者说明会场纪律、需要携带的资料、工具等。
西安会议策划公司强调，在写会议议程时，需注意以下几个细节：
（1）标明主题
会议议程一般通过“会议通知”表达，会议通知的标题一般为“关于XXXXXX的会议”，"XXXXXX"为会议议程讨论的主题，整个会议必须围绕“主题”进行，否则就会走题，甚至无限延长会议时间。
（2）标明具体的会议时间和地点
会议议程一定要选好会议的时间和地点，时间的选择一般选择上午或上午，也有的选择晚上。会议地点可选择单位的会议室，也可选择一些大的酒店。
（3）标明具体的会议参加人员
每场会议都有特定的参加人员，如果是部分人参加，必须标明部门和人名姓名，如果是全体员工，则只需写全体员工。
（4）控制和计算好每个人发言的时间
会议发言的人一般不止一个，有的会议发言人很多，从董事长、总经理、各部门经理、员工代表都会发言，这时就必须控制和计算好每个人发言的时间，时间要求也要写在会议通知上。
（5）设立会议主持
会议主持人是极其有必要的，由对方全程参加会议，宣布会议开始、介绍会议的流程、会议的注意事项、在发言人间转换时起引导作用。
（6）会议议程必须通知大家
会议议程确定好后，必须经领导审核、批准，然后就可以发送给大家了，一般可通过邮件或书面形式发送；接到会议议程后，大家就可以开始准备写发言稿、整理数据、做PPT、准备节目、安排会场、做标识等。注意：每项任务必须在规定时间内完成，以免影响到后面的环节。
（7）先后顺序要正确，切不可前后倒置或杂乱无章。这就要求组织者会前要进行周到细致的安排，重要的议程还要事先进行预演和排练，防止出错。
（8）少要适度。会议议程既不能安排过多，也不能太少。过多必不精，无法达到效果；过少浪费时间。同时还应根据会议的性质、内容、方法、目的和要求，来逐项周密细致地安排会议议程，确保不错、不漏、不互相冲突。
（9）操作性要强。议程是具体、详细、实际的活动内容，只有内容明确具体了，与会人员才能集中精力围绕议程开展活动，发言讨论才能抓住中心和重点，才能避免不着边际，离题万里。在具体安排上，要注意将同类性质的议题集中排列在一起，以便引起与会者的高度重视，起到强化、深化的作用，使之议深议透。在时间上，要把保密性强、涉及人员范围小的议题排在后面，以便无关人员届时退席。
（10）主次要分清。当会议议程较多时，要注意分清主次和轻重缓急。一般情况下，重要的、急需解决的问题，可安排在前面，一般性问题可放在后面。对于虽然重要，但议决的难度较大的议题，可按先易后难的原则，把它放在后面，而先议较容易解决的问题，以提高议事效率。
（11）留有余地，以应付临时出现的各种情况。空留时间大小视会议规模而定，时间较长的会议机动一般留半天至一天左右时间为好。
大型会议的策划和执行具有任务多、事务杂、签到难、协作烦、统计难等等难点，西安会议策划公司——西安凯发提供一套专业的全流程解决方案，贯穿会前、会中、会后，为会务组节省心力、提高效率，并优化参会者的参会体验。
以科技驱动客户成功为使命，将互联网+、人工智能、云计算前沿技术应用于服务的各个领域，努力提高客户商业价值是我们一贯秉承的经营理念。作为专业商务服务供应商，西安凯发庆典礼仪服务有限公司愿成为您商务活动的合作伙伴！

Copyright © 2018-2020 凯发文旅产业（西安）集团有限公司 版权所有 陕ICP备36570492号    西安灯光音响租赁  海口会议公司  北京活动策划公司

凯发